01/09/2020

Digitalisierung bringt Platz in die Wohnung

Von Toni Bernd Schlack

Villingen(TS): Mächtig Platz bekommen da 30 Kisten Ordner und Unterlagen nun digital archiviert. In den letzten Jahren hat sich durch das kleine Unternehmen Toni Schlack IT-Dienstleistungen jede Menge Papier und Ordner angesammelt und deshalb hat Toni Schlack diese nun finanzamtrelevant archiviert. Toni Schlack nimmt zur klassischen Archivierung Ordner und die Papiere wie Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen und hat diese in Euroboxen  in den letzten Jahren aufbewahrt. Der große Nachteil ist wie ihr wisst das Papier , Ordner und die passenden Ordnungskisten jede Menge Platz brauchen und es eigentlich überhaupt keinen Sinn macht Unterlagen in Papierform aufzubewahren. (Es gibt ein paar Ausnahmen diese sind aber nicht gemeint. Wichtige Unterlagen , die z.B. das Finanzamt für eine Finanzprüfung benötigt sind z.B. Lieferscheine, Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen diese habe ich nun fast alle archiviert sowie die Kontoauszüge der letzten Jahre. Fast alle heisst hier: Unterlagen die ich im A3-Format habe konnte ich nicht Einscannen weil ich keinen A3-Scanner sondern nur einen Din-A4 DokumentenScanner habe. Für mich und meine Wohnung bedeutet dies 5m Platz für schöne Dinge wie Bücher oder vielleicht eine neue Bastelecke wo ich dann meinem Hobby Seidenmalerei nachgehen kann. Gut die ersten Unterlagen sind gescannt aber ich mache mich nun in Kürze an die nächsten 10 Kisten ich freue mich wen diese Unterlagen endlich durch sind und wen ich alle Kisten erfolgreich verscannt habe freue ich mich auf eine neue Ausstattung. Die Digitalisierung der Unterlagen bringt natürlich nicht nur den Vorteil das Platz in der Wohnung /im Regal/ im Archiv entsteht sondern auch das die Unterlagen schneller datenschutzkonform abgerufen werden können. Auch hat die Digitalisierung den Vorteil das man alte Unterlagen die man nach einer gewissen Zeit nicht mehr aufbewahren muss auch automatisiert löschen lassen kann, was wiederum Platz in der IT-Landschaft wie auch den Backups schafft. Außerdem kann intelligente Software die Rechnungen dann besser wie ein Mensch zusammensortierten. Sortieren ist einfach auch eine Preisfrage… Ein guter Computerscanner kann mindestens 30 Seiten Pro Minute verarbeiten und ich meine hier wirklich verarbeiten und nicht nur scannen. Intelligente Software erfasst dann die einzelnen Rechnungen und gleicht diese mit anderen Rechnungen ab und sortiert diese mit künstlicher Intelligenz (KI) wunderbar in den entsprechenden Ordner wie z.B. Jahreszahlen etc. Auch kann man z.B. Emails archivieren etc. Möchte ein Kunde einen Datenschutzauskunft so können Sie diese per Knopfdruck erstellen lassen. Dies kommt immer mehr vor. Aber keiner fragt beim Handy nach dem Datenschutz. Gerade für Kleinunternehmer ist der Datenschutz eine echte zeitliche Herausforderung geworden. Archivierung bedeutet auch Datenschutz

Archivierung